Desde hace algunos años, las organizaciones del denominado “Tercer Sector”, o entidades no lucrativas (ENL), empiezan a incorporar a su gestión herramientas y metodologías que les permitan, entre otras ventajas:

· ser más eficientes en sus actividades
· ser más eficientes en la captación de fondos y socios
· mejorar su gestión interna
· mejorar su imagen y reputación

¿Por qué estas organizaciones necesitan estas herramientas que, tradicionalmente, son aplicadas por las empresas?

Una de las razones es, porque necesitan ser más competitivas !!!!

Ya no es suficiente la “buena voluntad” de nuestras actuaciones, sino que nuestros patronos, los socios de nuestra organización, las empresas que realizan donaciones, y la sociedad en general, exigen, que la gestión sea más eficiente y transparente.

¿Pero como adaptarnos a estas nuevas exigencias?

Pues mejorando la Organización por dentro, lo que nosotros denominamos, conseguir el “efecto BIO”.

Este “efecto” consiste en mejorar la percepción que nuestros grupos de interés van a tener de nuestro funcionamiento, es mejorar la eficacia y la percepción que las personas de la organización van a tener de su trabajo, y es mejorar los resultados de nuestra actividad.

Conseguir este “efecto” implica que la Organización cuenta con un Sistema tal que le ayuda a detectar aquellos errores que pueda cometer, a la vez que posibilita prevenir los defectos.

En este contexto, la aplicación de de un sistema de gestión de la calidad reporta una serie de ventajas y beneficios, a una ENL, tales como:

1. Consolidación de la estructura organizacional

La implantación de un sistema de gestión de la calidad ayudará a la organización a crear y/o consolidar su estructura, dotándole de las herramientas que permitirán que su crecimiento sea más sólido y sostenido en el tiempo.

2. Cultura de la Calidad

A través del proyecto, se desarrollaran la Misión, Visión y Valores de la organización, y se definirá la política de calidad, que constituirán puntos compartidos para todos los miembros de la organización.

Al mismo tiempo, se creara masa crítica en la organización comprometida con la calidad.

3. Conseguir la satisfacción del ciudadano – cliente

Transformar la visión del ciudadano – cliente como un receptor pasivo de los productos y servicios, al cliente como razón de ser y existir de la organización.

Por tanto, conseguir la plena satisfacción se convierte en piedra clave de los Sistemas de Calidad.

4. Calidad garantizada

La base de la calidad garantizada está en la planificación, normalización y sistematización de los procesos de la organización. El Sistema de Calidad es un excelente marco de referencia para este objetivo.

Conseguir que los clientes reciban la calidad que esperan, siempre y a la primera.

5. Transparencia

La documentación de las actividades, el compromiso adquirido a través de los objetivos de mejora, y las auditorias externas reflejarán, si cabe, mayor nivel de transparencia de cara a los ciudadanos – clientes y la sociedad.

6. Percepción uniforme de la Calidad

La sistematización y normalización de las actividades permitirá que los servicios prestados y la atención al ciudadano – cliente, entre otras características, sean uniformes, esto es, que la “percepción” de la calidad del servicio o de los productos que el usuario recibe es siempre la misma, reduciendo el “impacto” de las personas en la prestación.

7. Mejora de Imagen Interna/externa

La implantación y certificación de un Sistema de Calidad aporta un valor intrínseco a la organización y a sus trabajadores, da una imagen innovadora a la Organización, y las convierte en pioneros del binomio

“ENL= calidad en la gestión”

8. Gestión de los procesos

Un proceso es una secuencia de actividades que tienen un valor intrínseco para el cliente, externo o interno. Cada organización es, en su conjunto, como un gran proceso, cuya misión es satisfacer las necesidades de nuestros clientes.

9. Reducción de los periodos de adaptación de nuevas incorporaciones

El tener definidos y documentados los procesos de nuestra organización, nos permitirá reducir los periodos de formación y adaptación del personal de nueva incorporación, algo que es muy necesario en situaciones de rotación del personal.

10. No aceptación de los errores

El objetivo, la tendencia debe ser el cero defectos. El sistema de calidad se orienta a la identificación de las causas del error sobre las que planificar la acción correctora o preventiva.

11. Mejora continua

Al igual que las necesidades de los ciudadanos – clientes cambian, las organizaciones deben tender hacia la mejora continua, para volver a satisfacer esas nuevas necesidades creadas.

La mejora es un valor dentro de la organización, que se pueden enfocar hacia:

· Procesos: cuestionar permanentemente su eficacia y productividad.
· Procesos de gestión: asegurar que añaden valor al proceso principal del servicio.
· Innovaciones en los productos y servicios.

12. Constancia de los objetivos

Establecimiento de objetivos, basándose en informaciones correctas, provocando compromiso de las partes, confianza y convergencia en las acciones dentro de la organización.

La Asociacion de Fundaciones de Andalucia (AFA), ha aceptado este reto, y ha puesto en marcha una iniciativa para promover, difundir y desarrollar proyectos, que permitan a las Fundaciones Andaluzas, integrar este tipo de principios, conceptos y herramientas, que ha comenzado por su propia certificación de un Sistema de Gestión de la Calidad, según ISO 9001:2008.

ROADMAP colabora con AFA en esta iniciativa, QAFA, para conseguir que las Fundaciones mejoran su gestión, sus resultados, y por tanto, su sostenibilidad.

Autor: Jose Joya.